Staff HRD atau Supervisor HRD harus mampu menerapkan administrasi pengupahan dengan cermat. Sistem pengelolaan administrasi pengupahan di perusahaan pada dasarnya mempunyai lingkup mengumpulkan data kehadiran pekerja, perhitungan upah, pembayaran upah, pemeliharaan data pekerja, sampai kepatuhan pada peraturan dan perundangan terkait.
Ruang lingkup pengelolaan pengupahan termasuk mengenal ketentuan upah lembur, menentukan Tunjangan Hari Raya (THR), upah pekerja tidak masuk kerja, ketentuan pemotongan upah pekerja, pemberian insentif dan bonus bagi pekerja, perhitungan iuran jaminan sosial BPJS, perhitungan pajak penghasilan pekerja, sampai dengan menentukan perhitungan pesangon dan kompensasi.
Staff HRD atau Supervisor HRD harus mempunyai kemampuan dalam pengelolaan upah di perusahaan. Diharapkan seorang Staff HRD atau Supervisor HRD yang bekerja:
• Mampu melakukan identifikasi dan kompilasi terhadap ketentuan serta prosedur administrasi pengupahan.
• Mampu menghitung upah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Mampu melakukan pembayaran upah pekerja secara akurat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Mampu mendokumentasikan bukti-bukti dan dokumen pelaksanaan hasil pembayaran upah pekerja.
• Meningkatkan pemahaman terhadap ketentuan-ketentuan di perusahaan tentang pengupahan, temasuk proses payroll, pencatatan kehadiran pekerja, pembayaran upah lembur dan pembayaran kompensasi terkait.
Kemampuan-kemampuan tersebut harus dimiliki oleh Staff HRD atau Supervisor HRD agar pekerjaannya dapat dilakukan sesuai dengan peraturan dan prosedur perusahaan.
Pengelolaan upah di perusahaan tidak sekadar menjamin dibayarnya upah pekerja, namun juga termasuk pekerjaan pendukung lainnya. Pengelolaan administrasi pengupahan yang biasa dilakukan dapat disimak pada ilustrasi berikut ini.
Menyiapkan Pembayaran Upah
Staff HRD atau Supervisor HRD bertugas untuk menyiapkan perhitungan upah berdasarkan data kehadiran pekerja, cuti pekerja, serta adanya kerja lembur. Menyiapkan pembayaran upah tentunya memerlukan waktu, sehingga harus dilakukan beberapa hari sebelum tanggal pembayaran.
Menyiapkan Pembayaran Upah Lembur
Pembayaran upah lembur tergantung kebijakan perusahaan, pada umumnya digabungkan pada saat pembayaran upah pekerja. Terdapat juga perusahaan yang jadwal pembayaran upah lemburnya berbeda dengan jadwal pembayaran upah. Paparan berikut akan menjelaskan pembayaran upah lembur yang digabungkan dengan pembayaran upah pekerja.
Menyiapkan Pembayaran Upah Bagi Pekerja Baru
Turnover pekerja di perusahaan merupakan suatu dinamika yang terjadi hampir setiap bulan. Pekerja yang keluar dan masuk terus terjadi dengan berbagai sebab. Pekerja baru tentu saja menjadi perhatian Bagian HRD dari mulai memberikan orientasi dan induction, pemberian kartu identitas pekerja, penyediaan seragam sampai menyiapkan pembayaran upah pertamanya.
Mengelola Administrasi Data Pekerja
Tidak jarang, terdapat pekerja yang mutasi ke Bagian lain dan naik jabatan namun personal file-nya masih saat pertama kali bekerja. Saat diikuti aliran data ke Bagian Keuangan, malah dapat dikatakan lebih up to date.
Hal ini menunjukkan betapa pentingnya kelengkapan data pekerja sehingga harus ditetapkan tata cara pengelolaannya. Staff HRD atau Supervisor HRD mampu melakukan pengelolaan data pekerja agar selalu terkendali, dengan kata lain data pekerja selalu lengkap, akurat, dan up to date.
Menyiapkan Pembayaran Tunjangan Hari Raya
Frekuensi pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) sebenarnya merupakan pekerjaan yang dilakukan hanya setahun sekali. Pembayaran ini dapat dilakukan pada saat hari raya seperti Lebaran, Natal, dan hari raya resmi lainnya.
Meskipun, hanya dilakukan satu kali dalam setahun namun pembayaran THR bersifat sensitif karena tidak jarang menyebabkan masalah. Keterlambatan pembayaran THR, perhitungan nilai THR di luar ketentuan, bahkan ada perusahaan yang sama sekali tidak membayar THR. Staff HRD atau Supervisor HRD harus dapat menyiapkan pembayaran THR sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Penanganan Kurang/Lebih Pembayaran Upah
Nilai upah yang diterima pekerja terkadang bukan merupakan nominal tepat (exact) berdasarkan hasil perhitungan. Nominal upah yang dibayarkan biasanya ada yang berupa nilai pengenapan dengan pertimbangan keterbatasan nilai mata uang atau kemudahan dalam perhitungan.
Selain itu, terjadinya kesalahan dalam menentukan nilai upah pekerja yang berimbas terhadap kesalahan perhitungan iuran jaminan sosial BPJS, dan pajak menjadi aspek-aspek terjadinya kurang/lebih pembayaran upah. Pekerja terkadang menerima upah yang kelebihan atau kekurangan, sehingga harus diperhitungkan pada periode pengupahan selanjutnya. Staff HRD atau Supervisor HRD harus mampu mengelola dan melakukan koreksi atas adanya kurang/lebih pembayaran upah.
Menyiapkan Pembayaran Iuran Bulanan BPJS
Pembayaran iuran jaminan sosial BPJS merupakan pekerjaan penting dan sensitif. Keterlambatan dalam melakukan up-date data pekerja, dan pembayaran iuran akan berpotensi merugikan pekerja, ahli waris pekerja, bahkan menghilangkan nyawa akibat pertolongan medis yang terlambat.
Mengingat pentingnya program ini, maka mengelola pembayaran iuran jaminan sosial BPJS agar tepat waktu menjadi kebutuhan. Staff HRD atau Supervisor HRD harus mampu mempersiapkan pembayaran iuran ini.
Menyiapkan Pembayaran Pesangon dan Kompensasi
Frekuensi melakukan pembayaran pesangon dan kompensasi di sebuah perusahaan dapat menunjukkan tingginya tingkat turnover pekerja. Turnover merupakan tingkat pergantian pekerja berupa jumlah pekerja yang meninggalkan perusahaan selama periode waktu tertentu.
Staff HRD atau Supervisor HRD harus siap dalam menyiapkan pembayaran pesangon atau kompensasi. Apalagi pekerjaan ini sangat sensitif karena menyangkut hak-hak pekerja yang mengalami Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Ketidakakuratan dalam menghitung dan mempersiapkan pembayaran pesangon atau kompensasi dapat berdampak diterimanya keluhan, bahkan keberatan.
Pengajuan Pinjaman dan Pembayaran Cicilan
Tidak semua perusahaan mempunyai kebijakan dalam menyediakan fasilitas pinjaman kepada pekerja. Perusahaan yang menyediakan kebijakan ini, biasanya diatur juga dalam Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Pemberian pinjaman kepada pekerja tentunya diberikan sesuai dengan ketentuan atau kriteria tertentu yang disepakati antara pihak perusahaan dan pekerja. Bagi pekerja, fasilitas pinjaman ini dapat membantunya dalam keadaan darurat atau bahkan kredit kendaraan.
Staff HRD atau Supervisor HRD harus mampu mengelola administrasi pengupahan secara efektif dan konsisten sesuai dengan prosedur yang berlaku. Saat ini telah tersedia kursus Mahir Melakukan Administrasi Pengupahan.
Kursus ini ditujukan bagi Staff HRD, Supervisor HRD, mahasiswa, fresh graduate atau pencari kerja yang tertarik mendalami bidang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), dan berminat melamar pekerjaan di bidang HRD. Selain menambah pengetahuan dan keterampilan, kursus ini juga ditujukan bagi Anda yang sedang persiapan mengikuti uji kompetensi skema Staff HRD dalam rangka Sertifikasi Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).
Kursus Mahir Melakukan Administrasi Pengupahan akan memberikan tambahan pengetahuan, keterampilan serta sikap kerja yang relevan dengan kegiatan pengelolaan upah. Pembelajaran ini diharapkan dapat memberikan solusi untuk membantu dan menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi Anda saat mempersiapkan mengikuti Sertifikasi Kompetensi Staff HRD.
Jadi tunggu apalagi, silakan Anda click “Tambah ke Keranjang” hari ini saat masih harga launching.